1. Wie we zijn

Kordu is een platform voor sport- en recreatievenues, uitgebaat door Leysen Digital BV (‘Kordu’, ‘we’, ‘wij’, ‘ons’ of ‘onze’). Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit privacybeleid worden beschreven.

Leysen Digital BV is een in België geregistreerde vennootschap, met ondernemingsnummer (KBO) en btw-nummer BE 1036.640.978 en maatschappelijke zetel te Turkije 11, 9681 Nukerke. Voor elke vraag of verzoek over privacy kun je ons bereiken op support@kordu.be.

2. Toepassingsgebied van dit beleid

Dit beleid geldt voor deze website (kordu.be) en voor het Kordu-platform, het dashboard en de apps die wij aan venues en hun leden aanbieden. Wanneer een venue Kordu gebruikt om zijn eigen leden en klanten te beheren, is die venue de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van die leden en treden wij op als verwerker. In dat geval geldt ook de eigen privacyverklaring van de venue.

3. Welke gegevens we verzamelen

Afhankelijk van hoe je Kordu gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identiteits- en accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld bewaard), telefoonnummer, profielfoto, taal en rol.

• Venue- en organisatiegegevens: bedrijfsnaam, adres, btw-gegevens en de medewerkers of leden die aan een venue-account gekoppeld zijn.

• Boekings- en gebruiksgegevens: reservaties, verhuur, lidmaatschappen, abonnementen, evenementinschrijvingen, match- en activiteitengeschiedenis, en wallet- of kredietsaldo’s.

• Betaalgegevens: transactie- en factuurgegevens. Kaart- en bankgegevens worden rechtstreeks bij onze betaalprovider (Mollie) ingevoerd en worden niet door ons bewaard.

• Communicatie: berichten die je via onze formulieren, wachtlijst of supportverzoeken verstuurt.

• Gegevens van de AI-assistent: de vragen en instructies die je in de Kordu AI-assistent typt en de resultaten die deze genereert.

• Technische gegevens: IP-adres, toestel- en browsertype, logbestanden en hoe je met onze site en ons platform omgaat, deels verzameld via cookies en soortgelijke technologieën.

4. Waarom we je gegevens gebruiken en onze rechtsgrond

We verwerken persoonsgegevens alleen wanneer de AVG ons daarvoor een rechtsgrond biedt:

• Om het platform te leveren: je account aanmaken en beheren, boekingen, lidmaatschappen en betalingen verwerken, en de AI-assistent laten werken (uitvoering van onze overeenkomst, art. 6, lid 1, b) AVG).

• Om betalingen, facturatie en boekhouding af te handelen (wettelijke verplichting, art. 6, lid 1, c), en uitvoering van onze overeenkomst).

• Om onze diensten te beveiligen, onderhouden en verbeteren, fraude en misbruik te voorkomen en ondersteuning te bieden (ons gerechtvaardigd belang, art. 6, lid 1, f)).

• Om servicemeldingen te sturen en, met jouw toestemming, nieuwsbrieven of productupdates (toestemming, art. 6, lid 1, a), die je op elk moment kunt intrekken).

• Om niet-essentiële cookies en analyse te plaatsen (toestemming).

5. Cookies

Onze website gebruikt strikt noodzakelijke cookies om te functioneren en, alleen met jouw toestemming, analyse- of voorkeurscookies. Je kunt niet-essentiële cookies aanvaarden of weigeren via onze cookiebanner en je keuze op elk moment aanpassen in je browserinstellingen. Het weigeren van niet-essentiële cookies heeft geen invloed op de toegang tot de site.

6. Met wie we je gegevens delen

We verkopen je persoonsgegevens nooit. We delen ze alleen met dienstverleners (verwerkers) die ons helpen Kordu uit te baten, onder contracten die hen verplichten je gegevens te beschermen. Momenteel zijn dat onder meer:

• Mollie B.V. (Nederland): betalingsverwerking.

• OpenAI (Verenigde Staten): aandrijving van de Kordu AI-assistent.

• Sentry — Functional Software, Inc. (Verenigde Staten): foutmonitoring.

• Laravel Nightwatch (Verenigde Staten): monitoring van applicatieprestaties.

• Google en Meta (EU/Ierland): aanmelden met Google of Facebook, als je daarvoor kiest.

• Framer B.V. (Nederland): hosting van deze website.

• Onze e-mail- en cloudhostingproviders: het versturen van meldingen en het draaien van het platform.

We kunnen gegevens ook bekendmaken wanneer de wet dit vereist of om onze rechten te beschermen, en aan een rechtsopvolger bij een fusie, overname of andere bedrijfsoverdracht.

7. Internationale doorgifte

De meeste van onze providers bevinden zich in de EU/EER. Wanneer een provider (zoals OpenAI, Sentry of Nightwatch) gegevens buiten de EER verwerkt, steunen we op de modelcontractbepalingen (SCC’s) van de Europese Commissie en/of het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) om te zorgen dat je gegevens een gelijkwaardig beschermingsniveau genieten.

8. Hoelang we je gegevens bewaren

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig. Account- en platformgegevens bewaren we voor de duur van je account en verwijderen of anonimiseren we binnen een redelijke termijn nadat het is afgesloten. Facturen en boekhoudkundige documenten bewaren we 7 jaar, zoals de Belgische wet vereist. Logs van de AI-assistent en technische logs bewaren we een beperkte periode voor beveiliging en ondersteuning.

9. Hoe we je gegevens beschermen

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleuteling tijdens verzending, toegangscontroles en monitoring, om je gegevens te beschermen. Geen enkel systeem is volledig veilig, maar we doen er alles aan om het risico op ongeoorloofde toegang, verlies of misbruik zo klein mogelijk te houden.

10. Je rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• de persoonsgegevens die we over je bewaren in te zien,

• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren,

• je gegevens te laten wissen (het ‘recht op vergetelheid’), waar van toepassing,

• bepaalde verwerkingen te beperken of er bezwaar tegen te maken,

• je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen,

• je toestemming op elk moment in te trekken, zonder gevolg voor verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Om een van deze rechten uit te oefenen, mail je ons op support@kordu.be. We reageren binnen de wettelijke termijn (normaal één maand). We kunnen je eerst vragen je identiteit te bevestigen.

11. Klachten

Als je meent dat we je gegevens niet correct hebben verwerkt, kun je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. We stellen het op prijs als je ons eerst de kans geeft om je bezorgdheid aan te pakken.

12. Kinderen

Kordu is bedoeld voor venues en meerderjarige accounthouders. Wanneer leden jonger dan 16 jaar door een venue of een ouder worden geregistreerd, gebeurt dit onder de verantwoordelijkheid van de venue en met de vereiste ouderlijke toestemming.

13. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. We plaatsen de nieuwe versie hier en passen de datum hierboven aan. Belangrijke wijzigingen die je rechten beïnvloeden, communiceren we waar vereist.

14. Contact

Vragen over dit beleid of je gegevens? Neem contact op met Leysen Digital BV via support@kordu.be.